Controles loonaangifte

Sectie Traject

Loonjaar

In dit veld kunt u het loonjaar selecteren. U heeft de keus uit de loonjaren die reeds geopend zijn.

Loonheffingennummer

In dit veld kunt u het loonheffingennummer selecteren waar u de loonaangifte voor wilt aanmaken.

Aangiftefrequentie

In dit veld kunt u de aangiftefrequentie selecteren. U heeft de keuze uit de opties: 'Alle', 'Maandelijks', '4-wekelijks', 'Halfjaarlijks' en 'Jaarlijks'.

Aangifteperiode

In dit veld kunt u de aangifteperiode ingeven. Standaard is de optie 'Alle' aangevinkt.

Sectie Controles (leidt tot afkeuring)

De controles die in deze sectie staan hebben betrekking op velden die in het onderhoud van de medewerker correct ingevuld dienen te staan. Wanneer naar aanleiding van deze controle een fout naar voren komt en u maakt de loonaangifte aan en verzendt de loonaangifte naar de Belastingdienst zonder deze fout te corrigeren, dan kan de fout leiden tot afkeuring van uw loonaangifte.

BSN/SoFi-nummer en de naam van de medewerker zijn niet correct gevuld

Wanneer u deze optie aanvinkt wordt een controle uitgevoerd op het SoFi-nummer van de medewerker. Het SoFi-nummer dient gevuld te zijn voor alle medewerkers, behalve anonieme werknemers. Ook wordt met deze controle gecontroleerd of de achternaam van de medewerker of de meisjesnaam van de medewerker gevuld is.

Adres van de medewerker is niet correct gevuld

Met behulp van deze controle kunt u controleren of het adres, huisnummer en postcode van de medewerker ingevuld is. Voor buitenlandse artiesten en anonieme werknemers zijn deze velden niet verplicht voor de loonaangifte.

Sector/risicogroep van de medewerker is niet correct gevuld

Wanneer u deze controle aanvinkt wordt gecontroleerd of een sector is ingevuld bij de medewerkers die verzekerd zijn voor de sociale verzekeringen WW, WAO en ZW. Wanneer sector 00 of geen sector is geselecteerd aan deze medewerkers wordt het aantal medewerkers getoond met deze fout getoond achter de controle. Tevens worden de medewerkers getoond als de sector die geselecteerd is bij de medewerkers, niet overeenkomt met de sector van het geselecteerde loonheffingennummer. Voor de loonaangifte is per loonheffingennummer namelijk maar één sector toegestaan.

De sector van de medewerker kunt u terugvinden op het  tabblad 'Algemeen' van de 'Salarisgegevens' van de medewerker. Op het tabblad 'Algemeen' bij het onderhoud van de medewerker kunt u nakijken welke kostenplaats gekoppeld is aan de medewerker. Vervolgens kunt u via [Salaris, Componenten, Relatienummer] controleren of voor deze kostenplaats dezelfde sector is gekoppeld. Alleen wanneer deze sectoren gelijk zijn en gevuld zijn zal de melding niet meer naar voren komen.

CAO code van de medewerker is niet correct gevuld

Met behulp van deze controle kunt u controleren of bij alle medewerkers een CAO code is ingevuld en of de CAO code correct is ingevuld. De CAO code kunt u terugvinden op tabblad 'Polisadministratie' in de salarisgegevens van de medewerker. 

Combinatie BSN/SoFi-nummer en nummer inkomstenverhouding is niet uniek

Het is niet toegestaan om voor twee of meer medewerkers een loonaangifte te doen waarbij de combinatie van het BSN/SoFi-nummer en het nummer inkomstenverhouding niet uniek is. Met deze optie wordt er een controle uitgevoerd op de uniekheid van de combinatie BSN/SoFi-nummer en het nummer inkomstenverhouding. Wanneer er combinaties aanwezig zijn die niet uniek zijn kunt u doorzoomen op de details waar vervolgens de medewerkers worden getoond die het betreft.

Afwijkende datum niet overeenstemming het tijdvak

Wanneer u deze optie aanvinkt wordt er een controle uitgevoerd op basis van de handmatig opgegeven begin- en einddatums (zoals aangegeven middels de optie 'Afwijkende datum' en de velden 'Begindatum' en 'Einddatum' op het tabblad 'Polisadministratie', bij de salarisgegevens van de medewerker).

BSN/SoFi-nummer gekoppeld aan meerdere betalingsperioden

Het is niet toegestaan om een bepaald BSN/SoFi-nummer aan meer dan één betalingsperiode te koppelen. Met behulp van deze controle kunt u zien bij welke medewerkers hetzelfde BSN/sofinummer en verschillende betalingsperiodes zijn gekoppeld. Indien de medewerker meerdere keren voorkomt in de administratie, let er dan goed op of het nummer van de inkomstenvehouding op tabblad 'Polisadministratie' correct is ingevuld .  

Sectie Signaleringen

De controles die in deze sectie staan hebben betrekking de medewerkers en salarisboekingen. Deze signaleringen die uit deze controle naar voren komt hoeven niet direct tot een afkeuring van de loonaangifte te leiden.

De medewerker is niet gekoppeld aan een loonheffingennummer

Met behulp van deze controle kunt u controleren of alle medewerkers zijn gekoppeld aan een loonheffingennummer. Als u hier signaleringen ziet staan houdt dat in dat de medewerkers met deze signalering niet meegenomen kunnen worden met een loonaangifte aangezien de loonaangifte op basis van een loonheffingennummer wordt aangemaakt. Wanneer alle medewerkers zijn gekoppeld aan een loonheffingennummer wordt dit aangegeven middels . Wanneer er medewerkers zijn die niet aan een loonheffingennummer zijn gekoppeld wordt dit aangegeven middels .  Als u op de knop  klikt kunt u de betreffende medewerkers zien. In de kolom 'Kostenplaats' wordt de kostenplaats getoond. Als u een regel selecteert kunt u op de knop 'Relatienummer' klikken. Het onderhoud van de relatienummers komt dan naar voren. Met behulp van de knop 'Nieuw' kunt u voor de kostenplaats van de medewerker de relatienummers invoeren.
Wanneer u op een later tijdstip de relatienummers wilt invoeren voor de betreffende kostenplaats kunt u de medewerker openen via menu [Salaris, Personeel, Onderhouden]. In het veld 'Kostenplaats' staat de kostenplaats ingevuld. Wanneer u deze kostenplaats noteert of onthoudt kunt u daarna via menu [Salaris, Componenten, Relatienummer] voor deze kostenplaats de relatienummers ingeven. De medewerkers zullen dan gekoppeld zijn aan een loonheffingennummer en niet meer als signalering bij deze controle naar voren komen.

De medewerker is nog niet toegewezen aan een loonaangifte

Deze controle controleert of alle medewerkers zijn toegewezen aan een loonaangifte. De medewerkers worden toegewezen aan een loonaangifte tijdens het aanmaken van de loonaangifte via menu [Salaris, Aangiften, Loonaangifte] knop 'Aanmaken'. Het beste kunt u deze controle opstarten nadat u een loonaangifte heeft aangemaakt in menu [Salaris, Aangiften, Loonaangifte], maar vóórdat u de loonaangifte gaat verwerken en gaat verzenden naar de Belastingdienst.

Verwerkte salarisboekingen zijn nog niet toegewezen aan een loonaangifte

Met behulp van deze controle kunt u controleren of alle salarisboekingen zijn toegewezen aan een loonaangifte. De salarisboekingen worden toegewezen aan een loonaangifte tijdens het aanmaken van de loonaangifte via menu [Salaris, Aangiften, Loonaangifte] knop 'Aanmaken'. Wij adviseren u om deze controle op te starten nadat u een loonaangifte heeft aangemaakt in menu [Salaris, Aangiften, Loonaangifte] knop 'Aanmaken', maar vóórdat u de loonaangifte gaat verwerken en gaat verzenden naar de Belastingdienst.

De medewerker heeft geen boekingen of onverwerkte boekingen

Deze controle controleert of voor de medewerkers die zijn toegewezen aan een loonaangifte verwerkte salarisboekingen aanwezig zijn. De medewerker wordt toegewezen aan een loonaangifte tijdens het aanmaken van de loonaangifte via menu [Salaris, Aangiften, Loonaangifte] knop 'Aanmaken'. Als er voor een medewerker geen salarisboekingen aanwezig zijn of onverwerkte salarisboekingen, dan worden alleen de nominatieve gegevens meegenomen in de loonaangifte. De salarisboekingen dienen namelijk definitief (= verwerkt) te zijn voordat u de loonaangifte aanmaakt. In sommige gevallen is het correct dat er voor een medewerker geen salarisboeking aanwezig is, hierbij kunt u denken aan een oproepkracht die de betreffende periode niet gewerkt heeft.
Wij adviseren u om deze controle op te starten nadat u een loonaangifte heeft aangemaakt in menu [Salaris, Aangiften, Loonaangifte] knop 'Aanmaken', maar vóórdat u de loonaangifte gaat verwerken en gaat verzenden naar de Belastingdienst.

De medewerker is niet verzekerd voor de ZVW

In de meeste gevallen zullen alle medewerkers verzekerd zijn voor de ZVW. Met behulp van deze controle kunt u controleren of er medewerkers aanwezig zijn die niet verzekerd zijn voor de ZVW. Wanneer op tabblad 'Polisadministratie' in de salarisgegevens van de medewerker is aangegeven dat de medewerker niet voor ZVW verzekerd is, dan wordt voor die medewerker een signalering afgegeven.

De medewerker heeft een afwijkende verzekeringsplicht

Met behulp van deze controle kunt u een overzicht krijgen van medewerkers die wellicht ten onrechte sociaal verzekerd zijn. U kunt hierbij denken aan een medewerker die ouder is dan de AOW-leeftijd en wel sociaal verzekerd is. 

De medewerker heeft een reguliere boeking maar geen verloonde uren

Deze signalering wordt veroorzaakt doordat de werknemer in de geselecteerde periode wel een reguliere salarisboeking heeft, maar er in dezelfde periode geen verloonde uren zijn gevuld in de loonaangifte. Dit wordt veroorzaakt doordat de inrichting van de component van het type 'salaris' niet volledig is.
Deze signalering kan verholpen worden door te gaan naar het onderhoud van de component van het type 'salaris' in [Salaris, Componenten, Onderhouden]. Op het tabblad 'Extra gegevens' dient de aangifterubriek op 'Verloonde uren' te staan. Deze instelling zorgt ervoor dat de verloonde uren worden gevuld in het loonaangiftebestand. 

Combinatie 'Code soort inkomen', 'Aard arbeidsverhouding', 'Code contract' en 'Code CAO' niet geldig

Vanaf 2017 signaleert de Belastingdienst op deze drie condities. Op het moment dat de waarden van deze condities onjuist zijn vermeld in de loonaangifte, zal uw aangifte niet worden afgekeurd, maar wordt u verzocht hiervoor een correctie in te sturen. De waarden van deze velden kunt u controleren en aanpassen via menupad [Salaris, Personeel, Onderhouden], tabblad 'Salaris', knop 'Salarisgegevens', tabblad 'Polisadministratie'. Voor meer informatie kunt u document 27.773.371 raadplegen, via de Customer Portal.

Wanneer u na het uitvoeren van de controle op één van de knoppen , , en  klikt wordt een extra scherm getoond. In dit scherm worden de medewerkers getoond waar fouten of signaleringen met betrekking tot de controle zijn geconstateerd.

Op de eerste regel van dit scherm wordt getoond van welke controle de gedetailleerde informatie wordt opgevraagd. In bovenstaande afbeelding is dat de controle 'Adres van de medewerker is niet correct gevuld'.

Op de tweede regel van dit scherm staat een korte uitleg van de controle.

Sectie Traject

In deze sectie worden de gegevens getoond die in hoofdscherm zijn opgegeven in de sectie Traject.

Sectie Resultaten

In de sectie resultaten worden de resultaten getoond. Wanneer u de optie 'Alleen fouten' wordt aangevinkt, worden alleen de medewerkers getoond waarbij een fout of signalering is geconstateerd.

In de regels worden de medewerkers getoond. Als in de eerste kolom, de kolom links van de kolom 'Medewerker', een groene vink staat, voldoet de medewerker of de gegevens van de medewerker aan de controle.

Start

Met behulp van deze knop kunt u de aangevinkte controles opstarten. 

Sluiten

Met behulp van deze knop kunt u het scherm sluiten.

Afhankelijk van welke controle u de gedetailleerde informatie opvraagt beschikt u tevens over de volgende knoppen:

Exporteren

Met deze knop kunt u het overzicht met gedetailleerde informatie exporteren naar Microsoft Excel. Vanuit Microsoft Excel kunt u het overzicht uitprinten. Deze knop is actief in alle overzichten met gedetailleerde informatie van de controles.

Medewerker

Met behulp van deze knop kunt u naar het onderhoud van de geselecteerde medewerker gaan.

Salarisgegevens

Met behulp van deze knop kunt u de salarisgegevens van de geselecteerde medewerker openen. Deze knop is niet zichtbaar bij de controles 'BSN/SoFi-nummer en naam van de medewerker zijn niet correct gevuld' en 'Medewerkers die niet gekoppeld zijn aan een loonheffingennummer'.

Relatienummer

Met behulp van deze knop kunt u het onderhoud van het relatienummer openen. Deze knop is alleen zichtbaar wanneer u de gedetailleerde informatie van de controle 'Medewerkers die niet gekoppeld zijn aan een loonheffingennummer' op vraagt.

Terug

Met behulp van deze knop kunt u terug naar het hoofdscherm. Deze knop is actief is alle in alle overzichten met gedetailleerde informatie van de controles.